soziokultur

Landesarbeitsgemeinschaft Soziokultureller Zentren NW e.V.

für Antragsteller von Projektmitteln 2004

13.5.2004 > Informationen und weitere Erläuterungen

An die Antragsteller und von Projektmitteln der LAG NW 13.5.2004

Liebe KollegInnen,
auf unseren Seiten www.soziokultur-nrw.de unter Projektmittel ist ein Muster Kosten- und Finanzierungsplan als auch ein Muster für eine Abrechnung zu finden (zum Herunterladen als Excel-Datei). Wenn es Probleme gibt, bitte melden.
In den Zuwendungsbescheiden, soweit es eine Förderung gibt, sind die Fristen für die Abgabe der Abrechnungen vermerkt. Bitte daran halten und auch melden, wenn es Probleme gibt. Ich bitte euch mir erst einmal die Liste (siehe Muster Abrechnung) der Belege zu schicken. Dann melde ich mich, wann die Original- und sonstige Belege schicken sollt. Denkt daran, das ich die Sachberichte auch als Mail haben möchte.
Das Formular für die Bezirksregierung zur Abrechnung steht ebenfalls auf unserem Seiten im Netz.

Im folgenden noch ein paar Hinweise zur Abrechnung als auch ein Auszug aus dem Zuwendungsbescheid, wo ihr euch auch daran halten müßt. Die Allgemeinen Nebenbestimmungen stehen als pdf-Datei im Netz.

Die Verwendungsnachweise der Projekte sind prüffähig vorzulegen, das heißt:

1. Geben Sie bitte an, ob Sie vorsteuerabzugsberechtigt sind oder nicht. Falls Sie dazu berechtigt sind, sind die Ausgaben um die Mehrwertsteuer zu reduzieren. Nur der Nettobettag ist zuwendungsfähig.

2. Alle Einnahmen und Ausgaben sind aufzulisten, wobei die Ausgaben nach Ausgabearten (z.B. Personalkosten, Material/Sachkosten, Organisationskosten einschl. Öffentlichkeitsarbeit) - wie bereits im Antrag - getrennt werden sollten.

3. Alle Originalbelege (Einnahmebelege der Abendkasse, Leistungen Dritter, Spenden, Rechnungen, Honorarverträge und Quittungen über Barzahlungen) sind den Listen beizufügen.

4. Die Ausgabebelege müssen folgende Informationen enthalten:

Bei Barzahlungen

- Projektbezeichnung (um zu gewährleisten, dass die Kosten auch nur diesem Projekt zuzuordnen sind)

- Zahlungsgrund (z.B. Kassendienst am ..., Aufbauarbeiten am..., Reinigungskosten,. Personalkosten entstanden durch Überstunden am..., Fahrtkosten für die Fahrt von.. nach..., gefahrene Kilometer, Reisegrund (Fahrkarte) u.a.)

- Datum der Zahlung (nur so ist die Einhaltung der 2-Monatsfrist (Ziffer 1.4 ANBest-P) überprüfbar)

- der Empfänger des Betrages ist mit voller Anschrift anzugeben. Außerdem hat der Empfänger mit seiner Unterschrift zu bestätigen. dass er den Betrag erhalten hat.

- Bei den Personalkosten ist ein Werk- oder Honorarvertrag vorzulegen. Wurden Verträge mündlich geschlossen, ist dies zu erläutern.

Bei Überweisungen

- Projektbezeichnung (um zu gewährleisten, dass die Kosten auch nur diesem Projekt zuzuordnen sind)

- die Originalrechnung (Honorarvertrag o.a.) ist zusammen mit dem Überweisungsträger einzureichen.

- Sollte hier das Datum der Überweisung nicht erkennbar sein, ist dies durch den entsprechenden Kontoauszug nachzuweisen.

5. Werden Pauschalbeträge abgerechnet (Porto, Telefon, Kopien, Büromaterial) ist kurz zu erklären, wie sich diese Kosten berechnen.

6. Bezieht sich eine Rechnung nur teilweise auf das geförderte Projekt, ist von Ihnen zu erläutern, wie Sie die dem Projekt zugeordneten Kosten berechnet haben.

7. Mietkosten werden nur anerkannt, wenn diese tatsächlich durch das Projekt entstanden sind. Dies ist schriftlich zu erklären.

8. Skontobeträge sind nicht zuwendungsfähig und daher grundsätzlich in Abzug zu bringen.

9. Falls Sie Personalkosten eines Beschäftigten des Zentrums abrechnen ist nachzuweisen, dass diese Ausgaben durch das Leisten von Überstunden für das Projekt entstanden sind.

10. Bewirtungs- und Getränkekosten können nur anerkannt werden, wenn sie in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Projekt stehen (Catering, Verzehr auf der Bühne, Entschädigung statt eines Honorars o. ä.).

11. Zahlungsbelege sind ggf. so zu ergänzen, dass der Zahlungsgrund erkennbar ist. Bei Fahrtkosten sind die Fahrkarten beizufügen bzw. die gefahrenen Kilometer, Anzahl und Grund der Fahrten anzugeben.

12. Grundsätzlich ist der Nachweis zu erbringen, dass auf die Landesförderung durch das Kultusministerium hingewiesen wurde, insbesondere gerade auch dann, wenn Kosten für Plakate oder andere Veröffentlichungen abgerechnet werden.

13. Bestätigen Sie, dass die Allgemeinen Bestimmungen des Zuwendungsbescheides und der ANBest-P - die Ihnen von der LAG mitzuteilen sind - beachtet wurden, dass die Ausgaben notwendig waren, wirtschaftlich und sparsam verfahren worden ist und die Angaben im Verwendungsnachweis mit Ihren Büchern und Belegen übereinstimmen.

14. Die Förderung ist an das Haushaltsjahr gebunden, d.h. das Projekt muß bis zum 31.12.2004 abgeschlossen sein.

Eine ordnungsgemäße Abrechnung erspart Ihnen und mir die mühevolle "Nacharbeit" und verringert die Bearbeitungszeit erheblich.
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Allgemeine Fehlerquellen bei Projektabrechnungen

Liste der Einnahme-/Ausgabe-Beträge:
- Reihenfolge stimmt nicht mit Reihenfolge der abgehefteten Belege überein (Vorschlag: alle Einzelbeträge der Liste datieren und nummerieren, die Belege entsprechend auch nummerieren !)
- Einzelbeträge gar nicht aufgelistet (der Kontrolleur darf dann Beleg um Beleg in die Rechenmaschine eingeben, um die Gesamtbeträge zu überprüfen)
- falsche Jahreszahl bei Datierung von Einzelbeträgen
- Beträge stimmen nicht exakt (z.b. 400;- statt 399,14)

Belege
- Belege nicht in Reihenfolge der Liste geordnet
- „Leistungen öffentlicher Dritter“ oft nicht nachgewiesen
- Rechnungen sind da, aber Zahlungsbeleg fehlt
- Honorare: Quittungen ohne Adresse
- fehlende Zahlungsbeweise bei Überweisungen (ausgedruckter Beleg oder Notiz „überwiesen am ...“ mit Unterschrift)
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Auszug aus dem Zuwendungsbescheid der Bezirksregierung Münster an die LAG NW über die Projektmittel 2004, der im Grundsatz auch für die Folgejahre gilt:

"7. Nebenbestimmungen

Die beigefügten ANBest-P sind Bestandteil dieses Bescheides.
Abweichend oder ergänzend hierzu wird folgendes bestimmt:

1. Eine Ausnahme von Nr. 1.3 VV zu § 44 LHO wird hiermit - soweit erforderlich - erteilt.

2. Die aktualisierte Gesamt-Projektliste mit dem endgültigen Kostenplan für alle im Haushaltsjahr 2004
geplanten Maßnahmen ist mir bis spätestens 1. Dez. 2004 vorzulegen.

3. Die Ihnen in der Form der Festbetragsfinanzierung bewilligten Landesmittel sind von Ihnen zu verwalten und an die einzelnen Zentren nach der in der Projektliste festgelegten Höhe als Festbetrag weiterzuleiten.

4. Nach Möglichkeit sollen die einzelnen Projekte in Zusammenarbeit mit der Sitzgemeinde gefördert werden und sich konzentrieren auf Veranstaltungen, die
- künstlerischen bzw. kulturellen Charakter haben,
- der Öffentlichkeit zugänglich sind,
- die Programmkontinuität gewährleisten1
- die jeweiligen künstlerischen und kulturellen Schwerpunkte qualifizieren und die Eigenprofile der Kulturzentren verstärken können.

5. Antragsberechtigt sind nicht nur die in der LAG NW e. V. zusammengeschlossenen Einrichtungen. Werden Anträge von Zentren abgelehnt, die nicht Mitglied der LAG NW e. V. sind, ist dies zu begründen.
Die Empfehlungen der sind durch die Mitgliederversammlung zu treffen und mir in einem Protokoll zur Kenntnis zu geben.

6. Von Ihnen ist sicher zu stellen, dass
- die Zentren die maßgebenden Zuwendungsbestimmungen beachten,
- die Zentren Ihnen gegenüber durch Vorlage der Originalbelege und des Verwendungsnachweises die zweckentsprechende Verwendung der Landesmittel belegen und
- Sie mir analog der endgültigen Projektliste einen Gesamtverwendungsnachweis in doppelter Ausfertigung vorlegen. Ich behalte mir vor, stichprobenartig die von Ihnen abschließend geprüften Verwendungsnachweise der Zentren einzusehen.
- Über die durchgeführten Projekte ist ein Monat nach Abschluss des Programms - spätestens aber mit Vorlage des Verwendungsnachweises - ein Erfahrungs- und Auswertungsbericht vorzulegen.

7. Ich weise besonders darauf hin, dass gem. Nr. 1.2 der ANBest-P der Finanzierungsplan hinsichtlich seines Gesamtergebnisses verbindlich ist. Daraus ergibt sich, dass der Eigenanteil in voller Höhe einzubringen ist. Mehreinnahmen der einzelnen Projekte können somit zu einer anteiligen Rückforderung der Landeszuweisung führen, wenn diese nicht zweckentsprechend verbraucht worden sind.

8. Auf allen Ankündigungen (Plakaten, Programmen, Broschüren etc.) sowie Katalogen ist mit dem Landeswappen und dem NRW-Logo (in den vorgesehenen Farben) an deutlich sichtbarer Stelle und alleinstehend auf die Landesförderung hinzuweisen verbunden mit dem Zusatz: "Gefördert vom Ministerium für Städtebau und Wohnen, Kultur und Sport des Landes NRW"

Die Pflicht zum Hinweis auf die Landesförderung bezieht sich auch auf Pressemitteilungen und Veröffentlichungen im Internet.

Bezüglich Schrifttyp, Farbe, Größe etc. wird auf den Kabinettsbeschluss vom 10.09.1991 sowie die entsprechende Informationsschrift des Landespresse- und Informationsamtes verwiesen. Sollten die Plakate, Kataloge etc. mehrfarbig gedruckt sein, so ist auch das NRW-Signet farbig abzudrucken.

Auf Wunsch erteile ich Ihnen hierzu weitere Auskünfte.

Wird das NRW-Signet durch den Zuwendungsempfänger nicht wie im Bewilligungsbescheid vorgeschrieben verwandt, so behalte ich mir eine Rückforderung gemäß Nr. 8.32 der ANBest-P zu § 44 LHO vor.

9. Ich weise darauf hin, dass aus dieser Bewilligung nicht geschlossen werden kann, dass die Förderung auch in künftigen Haushaltsjahren im bisherigen Umfang erfolgt. Es ist nicht auszuschließen, dass die Entwicklung der Haushaltslage des Landes Kürzungen von Zuwendungen im Rahmen der Haushaltsplanung erfordert oder Zuwendungen deswegen ganz entfallen. Ich bitte Sie, dieses Finanzierungsrisiko insbesondere bei Abschluss, Änderung oder Verlängerung von Verträgen (z.B. für Mietobjekte oder für Personal) zu berücksichtigen."
Ende Zuwendungsbescheid.

Allgemeine Nebenbestimmungen

Allgemeine Nebenbestimmungen im PDF-Format

Formular Verwendungsnachweis im PDF-Format

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